Entrées et sorties d'espèces
- Pour
- Caissier, Gérant
- Où
- Caisse installée, Caisse web
- Permission
- Vendre à la caisse, Entrer ou sortir des espèces
- Vérifié le
Une entrée ou une sortie d'espèces déplace de l'argent du tiroir sans vente : de la monnaie reçue de la banque, un dépôt au coffre, un remboursement de dépense. Chaque mouvement s'inscrit au journal de la session avec son motif, et la fermeture en tient compte.
Avant de commencer
- La caisse doit être ouverte (Ouvrir une caisse) : sans session ouverte, aucun mouvement n'est possible.
- Une entrée se fait avec la permission de vendre. Une sortie demande la permission Entrer ou sortir des espèces. À la caisse web, sans elle, un gérant du magasin approuve chaque sortie avec son NIP (Obtenir l'autorisation d'un gérant). À la caisse installée, tout l'écran Mouvements de caisse demande cette permission.
- Prévoyez le motif : il est obligatoire (255 caractères au plus) et il reste au journal.
Un mouvement de caisse ne se modifie pas et ne s'efface pas. Une erreur se corrige par un mouvement contraire : une entrée inscrite par erreur se corrige par une sortie du même montant, avec un motif qui le dit.
Inscrire un mouvement
Pour inscrire un mouvement à la caisse installée :
Appuyer sur Caisse : ouverture, mouvements, fermeture, puis sur Mouvements de caisse.
Choisir Entrée d'espèces ou Sortie d'espèces dans Type de mouvement.
Taper le Montant, en dollars, par exemple
20ou12,35. Il doit se payer en espèces, au 5 cents près.Taper le Motif.
Appuyer sur Inscrire le mouvement.
Un message confirme : Mouvement inscrit au journal de caisse.
Le Journal de la session montre le fond d'ouverture, puis chaque mouvement, du plus ancien au plus récent.
Une sortie au-delà du seuil du magasin demande le NIP d'un gérant : la section Approbation d'un gérant apparaît, le gérant se choisit dans Gérant, tape son NIP et appuie sur Approuver.
L'écran affiche aussi un avis sur l'ouverture du tiroir sans vente : elle ne se fait pas d'ici (Ouvrir le tiroir sans vente).
Pour inscrire un mouvement à la caisse web :
Ouvrir Vendre > Gestion des espèces. L'écran montre Retirer des espèces, Ajouter des espèces et les Mouvements de la session, qui commencent par le fond de caisse.
Cliquer sur Ajouter des espèces (une entrée) ou sur Retirer des espèces (une sortie).
Taper le Montant et le Motif, puis cliquer sur Inscrire le mouvement.
La fenêtre se ferme et le journal montre une ligne de plus : la date, l'employé, le type, le montant et le motif.
Quand le montant est inhabituel, la caisse demande : Montant inhabituel : entrée d'espèces de suivi du montant, puis Confirmez-vous ce montant ? Cliquer sur Confirmer, ou sur Corriger pour retaper le montant.
Corriger un mouvement inscrit par erreur
Pour corriger l'entrée de 20 $ inscrite deux fois, inscrivez la sortie de 20 $ qui l'annule :
Cliquer sur Retirer des espèces (à la caisse installée, choisir Sortie d'espèces).
Taper le même Montant et un Motif qui dit pourquoi, par exemple « Correction : entrée inscrite deux fois ».
Cliquer sur Inscrire le mouvement.
Le journal garde les deux lignes : l'entrée et la sortie. Rien ne s'efface, et l'attendu à la fermeture est juste.
Retrouver les mouvements
Le rapport Mouvements d'espèces totalise les mouvements, par type, sur une période. Chaque mouvement porte l'employé et le motif saisis ici.
Dépannage
Les boutons sont grisés
Le moyen de paiement Espèces du magasin n'est plus actif, ou la caisse est suspendue parce qu'une session de secours a été reçue : l'écran dit « Fermez d'abord la caisse dans Ouvrir / Fermer, puis ouvrez-la de nouveau pour vendre ou déplacer des espèces ». Fermez la caisse, puis ouvrez-la.
« Montant refusé : positif, payable en espèces (au 5 cents) »
Le montant doit être positif et se payer en espèces : un multiple de 5 cents, avec deux décimales au plus.