Consulter le solde et l'historique d'une carte-cadeau
- Pour
- Gérant, Administrateur
- Où
- Back-office, Caisse web
- Permission
- Voir les rapports
- Vérifié le
Le solde d'une carte-cadeau est la somme de ses mouvements : sa vente, chaque paiement, chaque annulation. Le back-office les montre tous, du plus ancien au plus récent. Vous y répondez à « combien reste-t-il sur cette carte ? » et « où a-t-elle servi ? ».
Avant de commencer
- Pour un caissier devant un client, le plus rapide est la caisse : Payer > Carte-cadeau, taper le code, puis Lire le solde (Vendre et utiliser une carte-cadeau). Aucun paiement n'est fait.
- Le back-office ne connaît jamais le code entier d'une carte, seulement ses quatre derniers caractères. Une carte vendue par une caisse garde la mention Fin inconnue tant que son code n'a pas été lu à la caisse (lecture du solde ou paiement).
- Le total des soldes en circulation est dans le rapport Soldes des cartes-cadeaux, sous Rapports.
Trouver une carte
Ouvrir Catalogue > Cartes-cadeaux.
Choisir Active dans État, pour ne garder que les cartes qui ont un solde. Les autres états sont Épuisée, Désactivée (vente annulée) et Remplacée.
Taper les quatre derniers caractères du code dans Fin du code. Pour une période ou un magasin, utiliser Du, Au et Magasin.
Cliquer sur Filtrer.
La liste montre une ligne par carte : Fin du code, État, Solde, Émission, Magasin d'émission, Montant émis, Dernier mouvement et Mouvements.
Les cartes les plus récentes sont en haut. Une carte sans fin connue ne se trouve pas par Fin du code : filtrer par magasin et par jour d'émission, puis la reconnaître à son montant émis.
Lire la fiche d'une carte
Cliquer sur le lien Détail de la carte de la ligne, ici F163.
Lire la section Carte : État, Solde, nombre de Mouvements et date du Dernier mouvement.
Lire Historique des mouvements. Chaque ligne donne la nature du mouvement, son montant et le Solde après.
| Nature | Ce que c'est |
|---|---|
| Activation | La vente de la carte. |
| Paiement débité | Une vente payée avec la carte, en cours. |
| Paiement finalisé | La vente est terminée : ce paiement ne s'annule plus. |
| Paiement annulé | Le paiement a été annulé avant la fin de la vente : la valeur est revenue sur la carte. |
| Recharge d'un retour | Un article payé avec la carte a été retourné : le remboursement revient sur la même carte. |
| Paiement empêché | Une annulation est arrivée avant son paiement : ce paiement sera refusé. |
| Désactivation (vente annulée) | La vente de la carte a été annulée avant qu'elle serve. |
| Reprise | Carte reprise d'un ancien système de caisse, avec son solde. |
| Remplacée (solde transféré) et Reçue d'une ancienne carte | Une ancienne carte a été remplacée par une carte neuve : tout le solde passe de l'une à l'autre. |
Lire Réservations en cours : la valeur qu'un poste retient pour une vente non terminée. Elle est vide quand les paiements sont finalisés.
La page sert surtout à consulter. Un gérant peut y libérer une réservation bloquée, avec un motif, ou y annuler le paiement d'un poste perdu. On n'y ajuste jamais un solde et on n'y rembourse jamais une carte en argent.
Dépannage
« Aucune carte-cadeau ne correspond à ces filtres. »
Élargir les filtres : choisir Tous les états, vider Fin du code, ou cliquer sur Effacer les filtres. Une carte vendue à l'instant n'a pas de fin connue.