Liste de contrôle : stock et rapports
- Pour
- Gérant, Administrateur
- Où
- Back-office, Téléphone
- Permission
- Faire un comptage d’inventaire, Ajuster le stock, Gérer les fournisseurs, Gérer les bons de commande, Recevoir une livraison, Transférer entre magasins, Voir les rapports, Toutes les ventes des magasins assignés, Gérer les rôles, Voir les journaux
- Vérifié le
Le stock de départ se compte une fois, avant l'ouverture ; ensuite, les ventes, les réceptions et les ajustements le tiennent à jour. Les rapports, eux, se lisent dès le premier jour. Cette liste met en place les deux et dit quoi relire chaque jour. Chaque ligne renvoie au guide qui fait le geste.
Avant de commencer
- Le catalogue est en place (Liste de contrôle : catalogue et clients).
- Les comptages se saisissent au téléphone, dans les rayons : prévoyez un téléphone par personne qui compte.
- Le stock est dans le menu Stock du back-office ; les rapports, dans le menu Rapports.
Le stock de départ
- ☐ Compter tout le stock de chaque magasin avant sa première vente, dans Stock > Comptages d'inventaire : Faire un comptage complet.
- ☐ Saisir le comptage au téléphone, dans les rayons : Compter au téléphone. Si quelque chose bloque : Dépanner un comptage.
- ☐ Vérifier le stock d'un article et ses mouvements, dans Stock > Inventaire : Consulter le stock et ses mouvements.
- ☐ Savoir corriger un article abîmé, perdu ou mal compté : Ajuster le stock.
- ☐ Savoir pourquoi un article peut passer sous zéro : Comprendre le stock négatif.
Un comptage clos ne se modifie plus. Une erreur se corrige par un ajustement, qui s'ajoute aux mouvements de l'article.
Les achats et les transferts
- ☐ Créer vos fournisseurs, dans Stock > Fournisseurs : Gérer les fournisseurs.
- ☐ Commander et recevoir : Créer un bon de commande, Envoyer et suivre un bon de commande, Recevoir un bon de commande.
- ☐ Recevoir sans bon de commande, ou au téléphone : Recevoir de la marchandise sans bon de commande, Recevoir au téléphone.
- ☐ Rendre de la marchandise au fournisseur : Retourner de la marchandise au fournisseur.
- ☐ Si vous avez plusieurs magasins, déplacer du stock de l'un à l'autre : Transférer du stock entre magasins, Transférer au téléphone.
Le réassort
- ☐ Fixer un seuil et un objectif pour les articles à ne jamais manquer, dans Stock > Réassort : Régler le réassort d'un produit.
- ☐ Commander ce qui est passé sous son seuil : Commander d'après le réassort.
- ☐ Recevoir par courriel le résumé des articles passés sous leur seuil, au plus un par jour : Recevoir les alertes de stock.
Les rapports
- ☐ Faire le tour des rapports et de ce qu'ils ont en commun : Vue d'ensemble des rapports, Choisir la période et les magasins d'un rapport.
- ☐ Donner la permission Voir les rapports aux rôles qui doivent les lire, et Toutes les ventes des magasins assignés à ceux qui lisent les ventes de toute l'équipe : Créer les rôles et les permissions.
Ce qu'il faut relire chaque jour, puis chaque semaine :
- ☐ Le jour même : Tableau de bord, puis Fermetures de caisse. Un écart se comprend avec Comprendre les écarts d'une fermeture.
- ☐ Chaque jour aussi, l'écran Réglages > Envois des caisses (permission Voir les journaux) : quand il dit « Tout va bien », rien ne manque. Suivre les envois des caisses.
- ☐ Pour la comptabilité : Ventes, Paiements, Taxes perçues, Mouvements d'espèces, et Exporter un rapport en CSV.
- ☐ Les valeurs en cours : Soldes des cartes-cadeaux, Soldes du crédit boutique, Valeur du stock.
Un rapport ne fait que lire : il ne crée, ne modifie et ne supprime aucune vente.