Ajouter un employé
- Pour
- Gérant, Administrateur
- Où
- Back-office
- Permission
- Gérer les fiches d’employés
- Vérifié le
Chaque personne qui vend, pointe ou ouvre le back-office a une fiche d'employé, créée une seule fois. Cette fiche donne son nom, sa langue, ses rôles et les magasins où elle travaille. Ajoutez la fiche avant le premier jour de la personne.
Avant de commencer
- Votre rôle doit avoir la permission Gérer les fiches d’employés.
- Sachez dans quels magasins la personne travaille et quel rôle elle aura (Créer les rôles et les permissions).
- Pour un rôle qui donne accès au back-office, ayez son courriel de connexion. Seule une personne qui gère les accès au back-office, pour tous les magasins, peut envoyer l'invitation.
Une personne est un seul compte, une seule fiche et un seul état, actif ou désactivé. Un employé ne se supprime jamais : ses ventes restent à son nom (Désactiver un employé).
Créer la fiche d'un caissier
Pour ajouter un caissier qui vend dans un magasin :
Ouvrir Équipe > Employés.
Cliquer sur Nouvel employé.
Dans Nom, taper le nom complet de la personne.
Laisser Langue des écrans de l’employé sur Celle du magasin (par défaut), ou choisir une langue : la caisse de l'employé s'affiche alors dans cette langue.
Sous Rôles, cocher le rôle de la personne, par exemple Caissier.
Sous Magasins, cocher chaque magasin où la personne travaille et vend.
Cliquer sur Créer l’employé.
L'écran affiche « Employé Léa Fortin créé. » La fiche paraît dans la liste, avec son rôle, ses magasins et l'état Actif.
La fiche naît sans NIP : la colonne NIP affiche À définir. Sans NIP, l'employé ne peut pas ouvrir de session à la caisse. Donnez-lui son NIP tout de suite (Donner ou réinitialiser le NIP d'un employé).
Donner accès au back-office
Un rôle peut donner accès au back-office, comme Gérant ou Administrateur. C'est le rôle qui décide : la section Accès au back-office de la fiche le dit. Quand le rôle choisi donne l'accès, l'écran demande un courriel.
Dans le formulaire Nouvel employé, cocher un rôle qui donne l'accès, par exemple Gérant.
Dans Courriel de connexion, taper le courriel de la personne.
Cliquer sur Créer l’employé et envoyer l’invitation.
La personne reçoit par courriel un lien de première connexion, valable 30 minutes et à usage unique. Elle y choisit son mot de passe (Changer son mot de passe). Tant qu'elle ne l'a pas fait, la fiche affiche Invitation envoyée, avec le bouton Renvoyer l’invitation.
Dépannage
« Ce courriel est déjà celui de l’accès d’un autre employé. »
Un seul accès par courriel. Vérifiez si la personne a déjà une fiche : cherchez son nom ou son courriel dans Rechercher un nom ou un courriel.
Le rôle voulu n'est pas dans la liste
Vous ne pouvez accorder qu'un rôle dont vous détenez toutes les permissions. Demandez à un administrateur.
Les magasins n'apparaissent pas
La liste des magasins demande la permission de gérer les réglages. Sans elle, les magasins de la fiche restent tels quels : demandez à un administrateur.