Bonnes pratiques de sécurité
- Pour
- Caissier, Gérant, Administrateur
- Où
- Back-office, Caisse installée
- Permission
- Gérer les magasins et les réglages, Gérer les accès au back-office, Gérer les rôles, Gérer les fiches d’employés, Gérer les NIP de caisse, Gérer les clients d’API et les webhooks, Voir les journaux
- Vérifié le
Un mot de passe deviné, un NIP prêté ou l'accès d'une personne partie suffisent pour qu'une autre personne vende, rembourse ou lise vos rapports à votre place. Ces bonnes pratiques protègent votre commerce : lisez-les avec toute l'équipe à la mise en route, puis chaque fois qu'une personne arrive.
Avant de commencer
- Le mot de passe et le NIP concernent chaque personne. Les réglages de la sécurité, des rôles et des employés demandent un administrateur ou un gérant qui a ces permissions.
- Les étapes détaillées sont dans les guides cités ; cette page dit quoi faire, et pourquoi.
Le mot de passe du back-office
- Choisissez un mot de passe long, de 12 à 128 caractères : une phrase facile à retenir vaut mieux qu'un mot court. Il ne doit ressembler ni à votre courriel ni à un mot de passe que vous utilisez ailleurs.
- Chaque personne a son propre compte. Ne prêtez jamais votre mot de passe, et ne l'écrivez pas près de la caisse.
- Si vous pensez que quelqu'un le connaît, changez-le tout de suite : vos sessions ouvertes ailleurs se ferment. Changer son mot de passe.
- Mot de passe oublié : cliquez sur Mot de passe oublié ? à l'écran de connexion, et un lien vous est envoyé par courriel.
La double authentification
- Activez votre propre double authentification dans Réglages > Sécurité : à la connexion, le code de votre téléphone s'ajoute au mot de passe. Régler la sécurité du compte.
- Gardez vos codes de secours en lieu sûr, ailleurs que dans votre téléphone : chacun remplace une fois le code de l'application si vous le perdez.
- Exigez Mot de passe et code de l'application au moins pour les rôles qui gèrent le commerce, sous Connexion au back-office. Le choix le plus sûr gagne : si l'un des rôles d'une personne demande le code, il lui est demandé.
- Une personne a perdu son téléphone et ses codes de secours : un administrateur réinitialise sa double authentification. Ne la désactivez pas pour tout le monde.
Le NIP de caisse
- Le NIP est personnel : chaque vente, chaque retour et chaque ouverture du tiroir est écrit au nom de la personne de la session. Ne le donnez à personne, pas même à un collègue pressé. S'identifier à la caisse avec son NIP et changer d'employé.
- Tapez-le à l'abri des regards. En quittant le comptoir, appuyez sur Verrouiller à la caisse installée ; la session s'y verrouille aussi seule après 10 minutes sans activité.
- Un gérant qui autorise un geste tape lui-même son NIP : il ne le dicte jamais. Obtenir l'autorisation d'un gérant.
- Un NIP oublié, ou qu'une autre personne connaît, se réinitialise au back-office : personne ne peut le relire, même un administrateur. Donner ou réinitialiser le NIP d'un employé.
- Après plusieurs NIP faux, la personne est bloquée sur ce poste jusqu'à ce qu'un gérant la débloque.
Les rôles au plus juste
- Donnez à chacun le rôle de son travail, pas plus : Caissier pour vendre, Gérant pour gérer un magasin. Créez un rôle quand aucun ne convient. Créer les rôles et les permissions.
- Fixez la remise maximale de chaque rôle, et limitez au besoin une personne à ses propres ventes : même guide.
- Gardez le rôle Administrateur pour les personnes qui règlent le commerce : il a toutes les permissions dans tous les magasins. Comprendre les droits de l'administrateur.
Quand une personne part
- Désactivez la personne le jour même, dans Équipe > Employés : elle ne se connecte plus nulle part et ses sessions ouvertes se ferment. Ses ventes restent à son nom. Désactiver un employé.
- Révoquez l'accès d'un logiciel qui ne sert plus, dans Réglages > Logiciels connectés : Connecter un logiciel par l'API.
Les alertes de sécurité
- Lisez les alertes de l'accueil du back-office : une opération de caisse à vérifier, ou des NIP de gérant ratés sur un poste bloqué. Chaque nouvelle alerte est aussi envoyée par courriel aux administrateurs. Lire les alertes de sécurité.
- Des NIP de gérant ratés que personne au magasin ne reconnaît : appelez le soutien.
Ne donnez jamais votre mot de passe, votre NIP ni un code de votre application d'authentification, ni au téléphone ni par courriel, même à une personne qui dit appeler du soutien.