Renseignements personnels des clients et Loi 25
- Pour
- Gérant, Administrateur
- Où
- Back-office
- Permission
- Gérer les clients, Exporter les données d’un client
- Vérifié le
La fiche d'un client contient des renseignements personnels. Ce guide dit ce que Braavu POS garde, et où le logiciel permet de consulter, d'exporter, de corriger et d'effacer ces renseignements : les consentements, l'export, l'anonymisation.
Ce guide n'est pas un avis juridique. Il décrit ce que le logiciel fait et où le trouver. Ce que la loi exige de votre commerce, et les délais à respecter, sont des questions pour la personne responsable de la protection des renseignements personnels de votre entreprise, ou pour un conseiller juridique.
Avant de commencer
- Votre rôle doit avoir la permission Gérer les clients. L'export des renseignements demande aussi Exporter les données d’un client.
Ce que le logiciel garde d'un client
| Renseignement | Où il est |
|---|---|
| Nom, téléphone, code client | La fiche, et la copie des clients de chaque caisse installée, pour chercher un client même sans réseau |
| Courriel du reçu, adresse, entreprise, note | La fiche seulement : jamais sur les caisses installées |
| Points de fidélité, crédit boutique, mises de côté | La fiche, lus au serveur |
| Ventes et retours rattachés au client | Le serveur, comme toute vente |
| Consentements et leurs preuves | Le serveur, jamais sur une caisse installée |
Le logiciel ne garde ni la date de naissance du client, ni son numéro de carte de paiement, ni une pièce d'identité. À la vente d'un produit à âge minimum, il garde seulement la trace que le caissier a vérifié l'âge, jamais la date de naissance.
Gérer les consentements
Un client consent à chaque chose séparément : les Courriels marketing, les SMS marketing et la Politique de confidentialité. Chaque consentement a son état : Jamais demandé, Donné, Retiré ou À reconfirmer. Le reçu par courriel, que le client demande, n'exige aucun consentement.
Pour enregistrer un consentement :
Ouvrir la fiche du client (guide « Lire la fiche d'un client »), puis descendre à Consentements.
Cliquer sur Enregistrer le consentement sous l'objet voulu.
Taper l'adresse que le client donne, puis cocher Le client consent à recevoir des courriels marketing seulement s'il le dit. Aucune case n'est cochée d'avance.
Cliquer sur Enregistrer ce consentement.
L'état passe à Donné. Le logiciel garde la preuve : l'adresse, le Canal, l'Auteur ou source, la Version du texte présenté et la date. Pour retirer le consentement, cliquer sur Retirer le consentement. L'historique des preuves reste, il ne se réécrit pas.
À reconfirmer veut dire que le consentement a été repris sans preuve complète. N'envoyez aucun message de marketing à ce client avant qu'il le reconfirme.
Le logiciel n'envoie aucun SMS : le consentement aux SMS marketing est seulement une preuve, au numéro de la fiche. Il demande un numéro de téléphone sur la fiche.
Exporter les renseignements d'un client
Le bas de la fiche, Droits de la personne (Loi 25), regroupe l'export et l'effacement.
Cliquer sur Exporter les renseignements du client pour un fichier de tout ce que le logiciel sait du client, ou sur Télécharger le résumé lisible (PDF) pour un résumé en clair : achats, crédit, points, consentements et commandes.
Le fichier est téléchargé directement sur votre ordinateur. L'écran écrit que l'export est noté au journal des droits des personnes, et il affiche la date de la demande et une date de réponse, 30 jours plus tard.
C'est à vous d'envoyer le fichier à la personne : le logiciel ne lui écrit pas.
Effacer un client : l'anonymisation
L'anonymisation efface le nom, le téléphone, le code, le groupe, les courriels et l'adresse des preuves de consentement. La fiche reste, sans aucun renseignement, parce que les montants la référencent. On ne peut pas l'annuler (guide « Ajouter, modifier ou anonymiser un client »).
- Cliquer sur Effacer (anonymiser) ce client.
- Lire l'avertissement, puis cliquer sur Anonymiser définitivement.
Le logiciel peut refuser, ou n'effacer qu'une partie.
Un solde est dû. Un client qui a du crédit boutique, une mise de côté ouverte ou un trop-payé à rendre n'est pas anonymisé : l'écran dit « Effacement refusé : ce client a encore un solde dû », et rien n'est effacé.
Des pièces fiscales gardent le nom. Une vente ou un retour est un fait financier : il ne se modifie pas. Le nom du client reste sur sa pièce jusqu'à la date que l'écran affiche, puis il est anonymisé. L'écran propose alors un Texte de réponse à envoyer à la personne, à copier dans votre réponse écrite.
Ce que le logiciel journalise
Chaque export d'un client, son résumé PDF et chaque anonymisation s'écrivent au journal des droits des personnes, avec l'auteur et la date, jamais avec les renseignements du client. L'export de la liste des clients est journalisé aussi (guide « Exporter la liste des clients »).
Dépannage
« Votre rôle ne permet pas l'export d'accès. »
Il manque la permission Exporter les données d’un client. Demandez-la à un administrateur.
« Client anonymisé : aucun consentement ne peut plus être enregistré. »
La fiche est anonymisée : elle ne se rouvre pas.
« Cette fiche n'a pas de numéro de téléphone »
Ajoutez un téléphone à la fiche avant d'enregistrer le consentement aux SMS.