Faire un comptage complet
- Pour
- Gérant, Administrateur
- Où
- Back-office, Téléphone
- Permission
- Faire un comptage d’inventaire, Ajuster le stock, Gérer les magasins et les réglages
- Vérifié le
Un comptage complet vérifie le stock de tout le magasin : vous l'ouvrez au bureau, les téléphones envoient ce qui est compté sur le plancher, puis vous le clôturez. À la clôture, le stock de chaque article compté est corrigé. C'est le geste d'un inventaire annuel, ou d'un stock de départ.
Avant de commencer
- Votre rôle doit avoir la permission Faire un comptage d’inventaire. Clôturer demande aussi Ajuster le stock, et choisir le magasin dans une liste, Gérer les magasins et les réglages.
- Les personnes qui comptent ont besoin d'un téléphone et de la permission de compter : les saisies se font au téléphone.
- Un comptage de tout le magasin porte sur tous les articles du catalogue (5 000 au plus). Pour une allée ou une catégorie, voyez Faire un comptage partiel.
Un comptage clos ne se modifie plus : il garde ses écarts, même si une vente arrive après la clôture. Une erreur se corrige par un ajustement (Ajuster le stock).
Ouvrir le comptage
Ouvrir Stock > Comptages d’inventaire, puis cliquer sur Ouvrir un comptage. Si aucun comptage n'existe, le bouton s'appelle Lancer un premier comptage.
Dans Magasin, choisir le magasin à compter.
Dans Nom du comptage, taper le nom que les téléphones afficheront, par exemple « Inventaire de fin de mois ».
Dans Portée, choisir Tout le magasin.
Cliquer sur Ouvrir le comptage.
Le comptage s'ouvre à l'état Saisie en cours. Le logiciel note, pour chaque article, la quantité En main à l’ouverture : c'est la référence des écarts.
Recevoir les saisies
Les personnes qui comptent ouvrent le comptage sur leur téléphone et saisissent la quantité de chaque article (guide « Compter au téléphone »). Pour recompter un article, appuyer sur Corriger sur sa dernière saisie : la nouvelle quantité remplace la précédente (0 annule la saisie). Une nouvelle saisie faite sans Corriger s'additionne.
Sur cet écran, la section Saisies reçues des téléphones montre chaque saisie : l'article, la quantité comptée et l'auteur. Elle se relit toute seule toutes les 30 secondes.
Terminer la saisie et clôturer
Quand tout est compté, vérifier que chaque téléphone a tout envoyé (aucune saisie en attente), puis cliquer sur Terminer la saisie et sur Confirmer. Une saisie qui arrive ensuite est refusée : elle reste gardée sur son téléphone et s'affiche ici sous Saisies refusées après la fin de saisie.
Cliquer sur Clôturer le comptage.
Lire la confirmation, puis cliquer sur Confirmer. Pour renoncer, cliquer sur Ne rien faire ; Annuler le comptage n'écrit aucun écart.
Lire le résultat
Le comptage passe à Clos. L'écran affiche Enregistré. État du document : Clos.
Le tableau des lignes montre, pour chaque article, l'En main à l’ouverture, le Compté, l'Écart et le numéro du Mouvement. Un article que personne n'a compté reste Non compté (inchangé) : son stock ne bouge pas.
Pour chaque article compté dont l'écart n'est pas nul, la clôture écrit un mouvement de stock Comptage, positif ou négatif, qui amène le stock à la quantité comptée. Un article compté sans écart n'écrit rien. Vous voyez le mouvement dans Stock > Inventaire (Consulter le stock et ses mouvements).
Une vente faite entre l'ouverture du comptage et la saisie d'un article ne devient pas un écart. Une vente faite après la saisie reste une vraie sortie de stock.
Dépannage
« La saisie de ce comptage est terminée : aucune nouvelle saisie n’est acceptée. »
Quelqu'un a cliqué sur Terminer la saisie. Un téléphone ne peut plus rien envoyer à ce comptage. Tant que le comptage n'est pas clôturé, un gérant qui a Ajuster le stock peut cliquer sur Rouvrir la saisie : les téléphones renvoient alors leurs saisies refusées avec Renvoyer. Après la clôture, le comptage ne se rouvre plus : pour un article oublié, ajustez son stock.
« La clôture demande la permission d’ajuster le stock. »
Votre rôle peut compter, mais pas clôturer. Demandez à un gérant qui a Ajuster le stock de clôturer.
« Comptage à l’aveugle : les quantités en main à l’ouverture et les écarts ne sont montrés qu’avec la permission d’ajuster le stock. »
Sans Ajuster le stock, le tableau cache la quantité attendue : on compte sans voir le chiffre du logiciel.
« Cette portée contient trop d’articles (5 000 au plus) : choisissez une portée plus petite. »
Le catalogue dépasse 5 000 articles. Comptez par catégorie ou par allée (Faire un comptage partiel).