Comprendre les écarts d'une fermeture
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À la fermeture d'une caisse, Braavu POS compare ce que la caisse devait contenir à ce qui a été compté. La différence est l'écart. Ce guide explique d'où viennent ces chiffres et comment les lire dans le sommaire d'une fermeture.
Une fermeture ne se rouvre pas et ne se modifie pas. Une correction qui arrive après la fermeture, comme une vente faite hors ligne qui parvient au serveur plus tard, s'ajoute à côté comme un ajustement relié à cette fermeture : l'écart d'origine reste tel qu'il a été compté.
Avant de commencer
Ce guide suit le rapport « Fermetures de caisse » (guide Fermetures de caisse). Il faut une fermeture à lire, de préférence une fermeture avec un écart.
Lire l'écart d'une fermeture
Pour trouver une fermeture qui a un écart, puis lire son écart :
Ouvrir Rapports > Fermetures de caisse, cocher Écarts seulement, puis cliquer sur Afficher le rapport.
Cliquer sur Voir, dans la ligne de la fermeture.
Lire le bloc Paiements du sommaire, colonne Écart.
L'écart est le Compté moins l'Attendu. Un montant négatif est un manque : il manque de l'argent dans le tiroir. Un montant positif est un surplus. Dans l'exemple, 211,10 $ comptés moins 216,10 $ attendus donnent -5,00 $.
Savoir d'où vient l'attendu
L'Attendu est ce que le tiroir devait contenir si tout avait été fait sans erreur. Pour le reconstituer :
Lire le bloc Ventes du sommaire : la ligne Paiements donne ce que les clients ont payé pendant la session.
Lire le bloc Mouvements d'espèces : le Fond d'ouverture est l'argent qui était dans le tiroir à l'ouverture.
L'attendu en espèces est le fond d'ouverture, plus les espèces reçues des ventes, moins les espèces rendues pour des retours, plus les entrées et moins les sorties d'espèces faites pendant la session. Les acomptes et les soldes encaissés pour des mises de côté et des commandes spéciales comptent aussi. Dans l'exemple : 200,00 $ + 16,10 $ = 216,10 $.
Le Compté se lit de l'autre côté : le Fond de fermeture (ce qui reste dans le tiroir) plus le Dépôt (ce qui part à la banque). Ici, 200,00 $ + 11,10 $ = 211,10 $.
L'Arrondi des espèces est compris dans les espèces attendues. Les paiements comptants s'arrondissent à la caisse ; la ligne le montre à part, sans l'ajouter une seconde fois. L'arrondi d'un retour est déjà compris dans son remboursement.
Lire le motif de l'écart
Quand il y a un écart, la personne qui ferme doit en donner le motif. Le motif s'affiche dans le sommaire, avec les notes de la session.
Lire le bloc Motif de l'écart.
Si un gérant a approuvé l'écart, le bloc le dit sous le motif. Sans écart, le bloc affiche « Aucun écart à justifier. »
Comprendre un moyen « sans comptage »
Les espèces se comptent toujours. Un autre moyen ne se compte au tiroir que si le commerce l'a réglé « Compté à la fermeture de caisse », sous Réglages > Moyens de paiement. Par défaut, la carte, la carte-cadeau et le crédit boutique ne se comptent pas ; réglés « Compté à la fermeture de caisse », ils se comptent comme les espèces. Pour voir un tel moyen :
Ouvrir le sommaire d'une fermeture où des clients ont payé par carte.
Pour ce moyen, Compté reprend l'Attendu, l'écart est de 0,00 $ et la ligne porte la mention « sans comptage : attendu repris ». Sans cela, les colonnes ne s'additionneraient pas : on lirait un écart qui n'existe pas. Le Total suit la même règle, donc Compté moins Attendu donne Écart sur chaque ligne.
Le rapport « Fermetures de caisse » fait pareil, avec une note sous le tableau.
Cet affichage ne change aucune fermeture : la fermeture enregistrée garde ces moyens sans comptage.
Une fermeture faite par un administrateur
Un administrateur peut fermer une caisse restée ouverte sur un poste révoqué. S'il n'a rien compté, la ligne des espèces affiche Non compté et aucun écart chiffré : personne n'a compté, aucun attendu n'est repris pour ses moyens. Dans le rapport, la ligne de cette fermeture reste « Non compté », et son attendu est repris dans la ligne Total. La fermeture porte la raison donnée par l'administrateur.
Dépannage
Je veux corriger une fermeture
Une fermeture ne se corrige pas : l'écart reste, expliqué par son motif. Ce qui arrive après s'ajoute à côté, comme un ajustement relié à la fermeture.
Une vente est arrivée après la fermeture
Elle apparaît dans le bloc Ajustements arrivés après la fermeture, entre les mouvements d'espèces et le motif de l'écart. Ce bloc n'est affiché que s'il y a au moins un ajustement. L'écart de la fermeture ne bouge pas.