Remplacer ou restaurer un poste
- Pour
- Administrateur
- Où
- Back-office, Caisse installée
- Permission
- Gérer les postes, Émettre un code de poste
- Vérifié le
Un poste se remplace quand l'ordinateur d'une caisse est changé ou réinstallé. Le nouvel ordinateur est enregistré comme un nouveau poste : il a sa propre identité, son propre préfixe de reçu, et ses numéros de reçu repartent à 1. L'ancien passe à l'état Remplacé : il ne vend plus, mais les ventes restées sur son disque peuvent encore être envoyées au serveur. Un ordinateur perdu ou volé, lui, se révoque.
Avant de commencer
- Votre rôle doit avoir les permissions Gérer les postes et Émettre un code de poste. Pour ouvrir la fiche du poste depuis la fiche de la caisse, comme ci-dessous, il faut aussi Gérer les magasins et les réglages.
- Si l'ancien ordinateur existe encore, ne l'effacez pas et ne le réinstallez pas avant la fin de ce guide.
Remplacer l'ordinateur d'une caisse
Ouvrir Réglages > Magasins et caisses, cliquer sur le crayon du magasin, déplier la caisse avec la flèche à gauche de son nom, puis cliquer sur Voir l'ordinateur de secours (détail, retrait).
Sur la fiche du poste, lire Opérations en attente. Ce sont les ventes que le poste n'a pas encore envoyées au serveur.
Si le chiffre n'est pas 0, gardez l'ancien ordinateur tel quel : voir « Si des ventes n'ont pas été envoyées », plus bas. Le remplacement ne les perd pas.
Cliquer sur Remplacer cet ordinateur, sous Actions.
La page Code de poste s'ouvre avec l'avis Remplacement d'un ordinateur. Cliquer sur Émettre le code de poste.
Installer la caisse sur le nouvel ordinateur et taper le code, comme dans Installer la caisse sur un poste et l'enregistrer.
Le nouveau poste prend le nom de la caisse et reçoit son propre préfixe de reçu. Dès qu'il est enregistré, l'ancien passe à Remplacé. Sa fiche donne la date du remplacement et mène au nouveau poste par Voir l'ordinateur qui le remplace.
INFO
Un poste Remplacé ne redevient jamais actif. Il ne synchronise plus ; il garde seulement le droit d'envoyer au serveur les ventes faites sur son disque. Resté allumé sans Internet, l'ancien ordinateur peut encore vendre jusqu'à sa prochaine connexion au serveur, où il s'arrête : éteignez-le dès que le nouveau est installé. Une fois ses ventes envoyées, révoquez-le ; c'est aussi la marche à suivre s'il ne redémarre plus alors qu'une session de caisse y est restée ouverte, pour pouvoir ensuite fermer cette session au serveur.
Si l'ordinateur est perdu ou volé
Un ordinateur perdu ou volé se révoque, qu'il soit Actif ou Remplacé.
Révoquer un poste est définitif : il ne pourra plus vendre ni synchroniser, et la révocation ne s'annule pas. Les ventes qu'il n'avait pas envoyées n'entrent plus d'elles-mêmes au dossier : un administrateur les examine une par une.
Sur la fiche du poste, cliquer sur Révoquer ce poste, sous Actions.
Dans Motif de la révocation, taper la raison, par exemple
Ordinateur volé, puis cliquer sur Révoquer définitivement.
L'écran affiche « Poste Caisse 1 révoqué. » et l'état passe à Révoqué.
Pour installer un autre ordinateur, revenir à la fiche de la caisse et cliquer sur Installer l'ordinateur de secours.
Émettre le code, installer la caisse sur le nouvel ordinateur et taper le code, comme dans Installer la caisse sur un poste et l'enregistrer.
Si le poste tenait des ventes en attente
Une vente en attente reprise sur un poste reste tenue par ce poste : aucune autre caisse du magasin ne peut la reprendre. Si ce poste ne revient pas, sa fiche la montre sous Ventes en attente tenues par ce poste, une fois le poste Révoqué ou Remplacé.
Avant de libérer une vente, vérifiez auprès de l'employé ou du client qu'elle n'a pas déjà été payée sur ce poste : si elle avait été encaissée sans pouvoir être envoyée, elle serait vendue deux fois.
Sur la fiche du poste, sous Ventes en attente tenues par ce poste, cliquer sur Libérer au bout de la ligne de la vente.
Dans Motif de la libération, taper la raison, par exemple
Poste volé, client revenu, puis cliquer sur Libérer la vente.
L'écran affiche « Vente … libérée : elle est de nouveau en attente pour toutes les caisses du magasin. » La vente reprend sa place dans la liste Reprendre une vente de chaque caisse. La libération est gardée au journal, avec votre nom et le motif.
Un poste encore Actif ne libère pas ses ventes de cette façon : il les reprend ou les supprime lui-même. S'il est perdu, révoquez-le d'abord.
Si la caisse affiche « Poste à réenregistrer »
La caisse affiche cet écran quand elle ne peut plus parler au serveur : son autorisation de parler au serveur manque, est abîmée ou a été refusée. Elle donne la raison et le nombre d'opérations que le serveur n'a pas encore reçues.
Au back-office, émettre un code de poste : si le poste est encore Actif, par Remplacer cet ordinateur sur sa fiche ; s'il est Révoqué, par Installer l'ordinateur de secours sur la fiche de la caisse.
Sur la caisse, dans Réenregistrement du poste, taper le code dans Code de poste, puis cliquer sur Réenregistrer le poste.
Cliquer sur Redémarrer la caisse.
Continuer sans réenregistrer laisse la caisse vendre sous son identité actuelle ; l'écran revient au prochain démarrage.
Si des ventes n'ont pas été envoyées
Les ventes qu'un poste n'a pas envoyées restent gardées sur son disque. Elles ne se perdent pas, mais elles ne partent pas d'elles-mêmes sous le nouveau poste : elles partent sous l'ancien, depuis son disque. Un poste Remplacé en garde le droit ; pour un poste Révoqué, un administrateur les examine une par une.
- N'effacez rien sur l'ancien ordinateur et ne le réinstallez pas.
- Appelez le soutien. Ayez sous la main le nom du magasin, le nom de la caisse, le préfixe de reçu de l'ancien poste (sur sa fiche), son état, le nombre d'Opérations en attente et la raison du remplacement.
Le soutien vous dit quoi faire ensuite.
Dépannage
« Toutes vos caisses ont déjà leur ordinateur de secours. »
Une caisse n'a qu'un ordinateur de secours en service. Pour changer celui d'une caisse, ouvrez sa fiche et cliquez sur Remplacer cet ordinateur.
« Ce poste ne se remplace pas »
Seul un ordinateur Actif se remplace. Si l'ancien est déjà Remplacé ou Révoqué, la caisse est libre : cliquez sur Installer l'ordinateur de secours dans la fiche de la caisse.