Politique de confidentialité
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Brouillon — à valider par un juriste
Ce texte est un brouillon : il n'est pas en vigueur tant qu'un juriste ne l'a pas validé. Les renseignements marqués « À REMPLIR » entre crochets restent à fournir.
Cette politique explique quels renseignements personnels Braavu POS traite, pourquoi, avec qui ils sont partagés, combien de temps ils sont gardés et comment exercer vos droits. Elle couvre le logiciel de caisse, le back-office, le centre d'aide et le connecteur pour assistants d'intelligence artificielle (IA).
1. Qui nous sommes
Braavu POS est un logiciel de caisse et de gestion offert aux commerces (les « commerçants ») sous forme de service en ligne (le « Service »). Il est exploité par [À REMPLIR : dénomination légale de l'entreprise] (« nous »), dont l'adresse est [À REMPLIR : adresse postale de l'entreprise].
Cette politique s'applique :
- aux commerçants qui s'abonnent au Service et aux personnes qui les représentent ;
- au personnel des commerçants qui utilise la caisse ou le back-office (les « utilisateurs ») ;
- aux clients des commerçants, pour les renseignements que le commerçant inscrit dans le Service ;
- aux visiteurs de ce centre d'aide et aux personnes qui écrivent à notre assistance.
Elle suit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1, modifiée par la Loi 25) et, lorsqu'elle s'applique, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Toute question, demande d'accès, de rectification ou de retrait du consentement, ou plainte, s'adresse à notre responsable de la protection des renseignements personnels :
- Nom et titre : [À REMPLIR : nom et titre du responsable de la protection des renseignements personnels]
- Courriel : [À REMPLIR : courriel de fonction réservé à la protection des renseignements personnels]
- Adresse postale : [À REMPLIR : adresse postale de l'entreprise, à l'attention du responsable]
Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception d'une demande.
3. Nos deux rôles : responsable et sous-traitant
Nous sommes responsables des renseignements que nous recueillons pour nos propres besoins : le dossier du commerçant et sa facturation, les comptes des utilisateurs et leur sécurité, les demandes d'assistance et les visites de ce centre d'aide.
Nous agissons pour le compte du commerçant (comme sous-traitant ou fournisseur de services) pour tout ce que le commerçant, son personnel et ses clients inscrivent dans le Service : fiches de clients, ventes, catalogue, stock, dossiers d'employés, pointages. Le commerçant en est responsable au sens de la loi. Nous traitons ces renseignements seulement pour lui fournir le Service, selon ses instructions et notre entente avec lui ; nous ne les utilisons jamais à nos propres fins.
Un client d'un commerce qui veut consulter, corriger ou faire effacer ses renseignements s'adresse à ce commerce. Si sa demande nous parvient, nous la transmettons au commerçant sans délai, et nous l'aidons à y répondre avec les outils du Service (export des renseignements d'un client, anonymisation).
4. Renseignements que nous traitons
| Catégorie | Exemples | Provenance |
|---|---|---|
| Commerçant et facturation | Nom et adresse du commerce, numéros de taxes, personne-ressource, forfait. La carte de paiement du commerçant est saisie chez notre fournisseur de facturation ; nous n'en recevons que la marque, les quatre derniers chiffres et l'échéance. | Le commerçant |
| Comptes des utilisateurs | Nom, courriel de connexion, langue, rôle et accès, empreinte du mot de passe et du NIP (jamais le mot de passe ni le NIP en clair), sessions, traces de connexion (date, adresse IP, navigateur) | Le commerçant et l'utilisateur |
| Activité du personnel | Pointages (heures d'entrée et de sortie), ventes, fermetures de caisse, ajustements de stock et décisions de gérant, rattachés à l'employé qui les a faits | La caisse et le back-office |
| Ventes et opérations | Articles, prix, taxes, remises, moyens de paiement et montants, retours, fermetures de caisse, mouvements d'espèces, heure, poste et magasin. Un paiement par carte n'y laisse que son résultat (montant, type, code d'autorisation), jamais le numéro de la carte. | La caisse |
| Catalogue et stock | Produits, prix, coûts, fournisseurs et leurs personnes-ressources, quantités en stock, commandes | Le commerçant |
| Clients des commerçants | Nom, téléphone, code client, courriel (reçu, messages commerciaux), adresse et entreprise (facultatives), note du personnel, points de fidélité, crédit boutique, cartes-cadeaux nominatives, mises de côté, comptes à crédit d'entreprise, consentements et leurs preuves, achats rattachés au client | Le commerçant, à la caisse ou au back-office |
| Vérification d'âge | Seulement la trace qu'un caissier a vérifié l'âge pour un produit à âge minimum (vente, heure, employé), jamais la date de naissance ni la pièce d'identité | La caisse |
| Connecteur pour assistants IA | Compte qui a autorisé la connexion, application autorisée, accès accordés, dates, traces techniques (voir la section 11) | Le back-office et le connecteur |
| Assistance | Nom, courriel, téléphone, commerce, contenu de la demande | La personne qui nous écrit |
Ce que le Service ne traite pas : numéro complet d'une carte de paiement, date de naissance, pièces d'identité, numéro d'assurance sociale, données de paie (salaire, coordonnées bancaires), données biométriques, géolocalisation, enregistrement des sessions d'écran.
5. Pourquoi nous les utilisons
- Fournir le Service : vendre, imprimer et envoyer les reçus, gérer le stock, la fidélité, le crédit boutique, les cartes-cadeaux et les rapports.
- Authentifier les utilisateurs, protéger les comptes, prévenir la fraude et détecter les incidents de sécurité.
- Facturer le commerçant.
- Répondre aux demandes d'assistance.
- Respecter nos obligations légales, notamment la conservation des pièces fiscales.
Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous n'utilisons pas les renseignements des commerçants, de leur personnel ou de leurs clients pour faire de la publicité, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Le Service ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements.
6. Consentement
Nous recueillons les renseignements personnels avec le consentement de la personne, ou lorsque la loi le permet sans consentement (par exemple pour exécuter le contrat ou respecter une obligation légale). Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant au responsable, sous réserve des obligations légales ou contractuelles qui nous obligent à garder certains renseignements.
Pour les clients d'un commerce, c'est le commerçant qui obtient le consentement. Le Service l'aide : chaque consentement (courriels commerciaux, messages texte commerciaux, politique de confidentialité) est enregistré à part, avec sa preuve, et peut être retiré.
7. Où les renseignements sont hébergés
- Production : les serveurs, la base de données, les fichiers (photos des produits), l'envoi des courriels et les journaux techniques du Service sont hébergés par Amazon Web Services dans la région
ca-central-1, à Montréal (Canada). Les sauvegardes y restent aussi. - Postes de caisse : chaque caisse installée garde, au magasin, une copie chiffrée de ce qu'il lui faut pour vendre sans réseau (catalogue, nom, téléphone, code et points des clients du commerçant) et un journal chiffré de ses opérations, effacé 30 jours après leur réception par le serveur.
- Back-office et centre d'aide : leurs pages sont des fichiers statiques servis par Cloudflare. Elles ne stockent aucune donnée de commerce ; les données passent directement entre votre navigateur et nos serveurs au Canada.
- Développement : nous développons et essayons le Service dans un environnement séparé, hébergé par Railway dans l'est des États-Unis. Il ne contient que des données fictives ou d'essai, jamais les renseignements réels d'un commerçant, de son personnel ou de ses clients. [À REMPLIR : confirmer avant publication qu'aucune donnée réelle ne reste dans l'environnement de développement]
8. Avec qui nous les partageons
Nous communiquons des renseignements personnels seulement aux fournisseurs qui nous aident à offrir le Service, liés par une entente écrite qui les oblige à les protéger et à ne les utiliser que pour nous :
| Fournisseur | Rôle | Lieu |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hébergement du serveur, de la base de données et des fichiers ; envoi des courriels (reçus, réinitialisation du mot de passe) ; journaux techniques | Canada (Montréal) |
| Cloudflare | Hébergement des pages statiques du back-office et du centre d'aide ; il voit l'adresse IP des visiteurs, aucune donnée de commerce | Réseau mondial |
| Stripe | Facturation du commerçant (renseignements du commerce, carte saisie chez Stripe) ; aucun renseignement sur les clients ni le personnel du commerçant | États-Unis |
| Google (suggestions d'adresses) | Seul le texte tapé dans la première ligne d'une adresse lui est envoyé, pour proposer des adresses ; aucun nom, courriel ni téléphone | États-Unis |
| [À REMPLIR : fournisseur de paiement par carte, s'il y a lieu] | Autorisation des paiements par carte ; les données de carte restent chez lui | [À REMPLIR : lieu de traitement] |
| [À REMPLIR : autre sous-traitant, s'il y a lieu] | [À REMPLIR : rôle] | [À REMPLIR : lieu] |
Nous pouvons aussi communiquer des renseignements :
- aux logiciels que le commerçant connecte lui-même au Service (comptabilité, commerce en ligne, assistant IA), seulement dans les limites des accès qu'il leur accorde et qu'il peut révoquer en tout temps ;
- aux autorités, lorsque la loi l'exige ;
- à l'acquéreur d'une partie ou de la totalité de nos activités, dans le cadre prévu par la loi, qui serait tenu de respecter cette politique.
9. Communication hors du Québec
Les renseignements du Service sont hébergés au Québec (Montréal). Certains fournisseurs nommés à la section 8 les traitent hors du Québec (États-Unis, réseau mondial). Avant une telle communication, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, dont la sensibilité des renseignements, la finalité, les mesures de protection et le régime juridique de l'endroit visé, et nous encadrons la communication par une entente écrite.
Un assistant IA que le commerçant connecte au Service est choisi par le commerçant : la communication vers son fournisseur se fait à sa demande (voir la section 11).
10. Combien de temps nous les gardons
Nous gardons un renseignement le temps nécessaire à sa finalité ou exigé par la loi, puis nous le détruisons ou l'anonymisons. Durées appliquées par le Service :
| Renseignements | Durée |
|---|---|
| Pièces fiscales : ventes, retours, paiements, journal de caisse, fermetures | 6 ans ; un nom qu'elles contiennent est ensuite anonymisé |
| Fiche d'un client sans solde dû | Anonymisée 5 ans après son dernier achat ou sa dernière activité |
| Lien entre un client et son crédit boutique ou sa carte-cadeau | Anonymisé 6 ans après la dernière activité ; la valeur due n'expire jamais |
| Courriel d'un reçu | Avec la vente, 6 ans, pour pouvoir renvoyer le reçu |
| Preuve d'un consentement | Durée du consentement, puis 3 ans après son retrait ou sa fin |
| Trace d'une vérification d'âge | 3 ans |
| Pointages des employés | 3 ans après la fin de la période de paie visée |
| Compte d'un utilisateur parti | Courriel et nom anonymisés 1 an après la désactivation du compte |
| Traces de connexion et journaux d'accès | 1 an |
| Traces du connecteur pour assistants IA | 30 jours |
| Journal local d'une caisse | 30 jours après la réception des opérations par le serveur |
| Sauvegardes | 7 jours ; un effacement atteint les sauvegardes au plus tard à la fin de ce délai |
| Registre des incidents de confidentialité | 5 ans après la prise de connaissance de l'incident |
| Demandes d'assistance | [À REMPLIR : durée de conservation des demandes d'assistance] |
| Dossier du commerçant à la fin de l'abonnement | [À REMPLIR : délai d'export offert au commerçant, puis effacement], sauf ce que la loi oblige à garder |
11. Connecteur pour assistants IA
Le Service offre un connecteur (serveur MCP, Model Context Protocol) qui permet à un commerçant de relier un assistant d'intelligence artificielle, comme ChatGPT, Claude, Grok ou Codex, à son commerce, pour lui poser des questions sur ses ventes, son stock et son catalogue.
Lecture seule
Le connecteur ne fait que lire. Aucun de ses outils ne crée, ne modifie ni n'efface quoi que ce soit : il ne peut ni vendre, ni rembourser, ni changer un prix, un stock, un client ou un réglage.
Qui l'autorise
Seul un administrateur du commerçant, qui a accès à tous ses magasins, peut autoriser une connexion. Il se connecte au back-office (avec ses mesures de sécurité habituelles), puis un écran de consentement explicite lui montre l'application qui demande l'accès, l'endroit où l'accès sera remis et chaque accès demandé. Rien n'est accordé tant qu'il n'a pas consenti. Il ne peut accorder qu'un accès que son propre rôle permet ; si un seul accès demandé dépasse ses droits, toute la demande est refusée.
Ce que l'assistant peut lire
| Accès affiché au consentement | Ce que l'assistant peut lire |
|---|---|
| Ventes et rapports de ventes | Liste et détail des ventes (articles, quantités, prix, taxes, montants des remises, paiements par moyen, retours), résumé du jour, meilleurs vendeurs par produit, catégorie, magasin ou jour, taxes perçues, paiements, retours, fermetures de caisse (attendu, compté, écart) |
| Rapports de stock et tableau de bord | Tableau de bord (ventes du jour et de la semaine, meilleurs articles, caisses ouvertes, écarts, ruptures), stock bas, valeur du stock au prix de détail, articles sans vente, stock négatif |
| Niveaux de stock | Quantités par magasin et derniers mouvements d'un article (type, quantité, date, code de raison) |
| Catalogue | Produits (nom, codes, prix, marque, catégorie, étiquettes, poids et dimensions), catégories, marques |
Ce que l'assistant ne reçoit jamais
Le connecteur retire ces renseignements de chaque réponse avant de la transmettre :
- le nom ou l'identifiant d'un employé : vendeur, caissier, gérant qui a autorisé une remise, ouvert ou fermé une caisse, annulé une vente ;
- le nom, le téléphone, le courriel, le code ou la fidélité d'un client ;
- les notes et motifs saisis par le personnel (note d'une vente, motif d'une remise, d'un écart ou d'un ajustement) ;
- le coût et le fournisseur des produits ;
- les numéros de série, les derniers chiffres d'une carte-cadeau, les numéros d'inscription aux taxes, le numéro de la pièce d'une exemption de taxe, le nom des postes de caisse.
Le connecteur n'offre aucune lecture des fiches de clients, des employés, des réglages, ni des soldes de personnes (cartes-cadeaux, crédit boutique, points de fidélité, mises de côté, comptes à crédit).
Une vente reste un renseignement commercial. Dans un petit commerce, une vente précise (heure, articles) pourrait toutefois permettre à une personne qui connaît déjà le client de le reconnaître. Le commerçant décide de ce qu'il demande à son assistant.
Durée des accès et révocation
- Chaque accès remis à l'assistant est valable 10 minutes. L'application le renouvelle d'elle-même tant que la connexion est valide.
- Une connexion prend fin au plus tard 7 jours après le consentement : l'administrateur doit alors consentir de nouveau.
- Chaque appel revérifie les droits : une connexion révoquée, un compte désactivé ou une permission retirée refuse l'appel suivant.
- L'administrateur révoque une connexion en tout temps dans le back-office, sous Réglages > Logiciels connectés. Il peut aussi retirer le connecteur dans son assistant.
Journalisation
Nous gardons, 30 jours, des traces techniques de chaque connexion (consentement, renouvellement, révocation) et de chaque appel : identifiant de l'accès, commerçant, nom de l'outil, résultat, heure, durée et taille de la réponse. Ces traces ne contiennent jamais les questions posées, les paramètres des appels, le contenu des réponses, ni le nom d'une personne. L'historique des autorisations (qui a consenti, pour quelle application, quels accès, quand, révocation) est visible du commerçant sous Réglages > Logiciels connectés et gardé [À REMPLIR : durée de conservation de l'historique des autorisations].
Le connecteur ne garde aucune donnée de commerce : il lit l'API du Service à chaque appel, sans copie ni cache, et n'a aucun accès direct à la base de données. En production, il est hébergé au Canada avec le Service. [À REMPLIR : confirmer avant publication que le connecteur de production est hébergé dans la région AWS ca-central-1]
Ce que fait ensuite le fournisseur de l'assistant
Une réponse remise à l'assistant est ensuite traitée par le fournisseur de cet assistant (par exemple OpenAI, Anthropic ou xAI), selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, souvent hors du Canada. Ce fournisseur peut garder la conversation et, selon les réglages du compte, l'utiliser à ses propres fins. Nous n'avons aucun contrôle sur ce traitement et ce fournisseur n'est pas notre sous-traitant.
Avant de connecter un assistant, le commerçant consulte la politique de son fournisseur et ses réglages de conservation et d'entraînement, par exemple celles d'OpenAI, d'Anthropic ou d'xAI. Le commerçant est responsable de cette communication de ses renseignements, y compris hors du Québec.
12. Sécurité
Nous protégeons les renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité, notamment :
- chiffrement des échanges (TLS) entre les caisses, les navigateurs, nos serveurs et la base de données ;
- base locale et journal des caisses chiffrés, clés gardées dans le coffre du système d'exploitation ;
- séparation des données de chaque commerçant dans la base ;
- mots de passe et NIP gardés sous forme d'empreinte, jamais en clair ; vérification en deux étapes offerte aux comptes du back-office ;
- jetons d'accès propres à chaque poste et à chaque logiciel connecté, révocables un à un ;
- accès de notre personnel limité à ce qu'exige son travail.
13. Incidents de confidentialité
Si un renseignement personnel est perdu, consulté ou communiqué sans autorisation, nous prenons sans tarder les mesures pour réduire le risque de préjudice et éviter que l'incident se reproduise, et nous l'inscrivons à notre registre des incidents. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées et, lorsque la LPRPDE s'applique, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Lorsque l'incident touche des renseignements que nous traitons pour un commerçant, nous l'avisons [À REMPLIR : délai d'avis au commerçant, par exemple sans délai et au plus tard 72 heures après la prise de connaissance] et lui donnons ce qu'il faut pour remplir ses propres obligations.
14. Vos droits
Selon la loi, vous pouvez :
- accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous ;
- les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
- retirer votre consentement à leur utilisation ou à leur communication ;
- obtenir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
- demander que cesse leur diffusion ou leur indexation lorsque la loi le permet ;
- connaître les renseignements utilisés pour une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (le Service n'en prend aucune).
Écrivez au responsable. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans les 30 jours ; un refus est motivé par écrit.
Si vous êtes client d'un commerce qui utilise Braavu POS, adressez votre demande à ce commerce (section 3).
Vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
15. Témoins et stockage dans le navigateur
- Centre d'aide : aucun témoin (cookie). Votre choix d'apparence (clair ou sombre) est gardé dans le stockage local de votre navigateur.
- Back-office : un seul témoin de session, nécessaire à la connexion, protégé (
HttpOnly,Secure,SameSite) et effacé à la fin de la session. Votre choix de langue est gardé dans le stockage local de votre navigateur. - Aucun témoin publicitaire, aucun outil de mesure d'audience tiers, aucun enregistrement de session.
16. Personnes mineures
Le Service s'adresse aux entreprises. Il ne vise pas les personnes de moins de 14 ans et ne recueille pas sciemment leurs renseignements.
17. Modifications de cette politique
Nous pouvons modifier cette politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page. Un changement important est annoncé aux commerçants dans le back-office ou par courriel avant d'entrer en vigueur.
Pour toute question : assistance ou responsable de la protection des renseignements personnels.